Dicas para Correspondências dirigidas ao público EXTERNO
Por observar e me envolver em algumas questões de comunicação, especialmente a externa (dirigida a pessoas que não trabalham na empresa), relacionei algumas sugestões, que encaminho, para conhecimento. Entendo tratar-se de dicas básicas, essenciais, mas ainda não praticadas na empresa. Quantos documentos são perdidos por não se localizar remetente, destinatário, local onde deve ser arquivado, não é mesmo? Compartilhe esta informação, Boa leitura! Carla Elói Silva / Gerente Jurídico
1. Recomendo que toda correspondência dirigida ao público externo seja feita por meio de OFÍCIO.
2. Iniciamos (Jurídico e DP) uma sequência de ofícios, numerados e organizados, em arquivo físico e virtual . que pode ser utilizado por todos; guardando-se uma sequência e organização que permitirá, sempre que necessário, fácil e seguro acesso independente dos envolvidos. A Elaine faz, atualmente, este controle.
3. Recomendo, quando necessário confirmar o recebimento e a data deste recebimento, o uso do LIVRO DE PROTOCOLO OU ENVIO VIA CORREIO, COM AR (Aviso de recebimento);
4. Quando utilizado o AR, recomenda-se inserir, entre as outras informações obrigatórias, o setor e nome do responsável pelo envio – por que? Quando o Correio devolve o AR, é necessário identificar onde ficará arquivado o comprovante, para que não se perca e para que o objetivo – segurança – não se esvazie.
5. O simples envio do email, sobretudo a órgãos públicos, não nos dá segurança, especialmente quando não há resposta do destinatário – e geralmente não há! Cuidado! Agende, cobre ou utilize outra forma de comunicação, mais segura, como os já citados – protocolo e AR.
6. Nos emails, informe com maior detalhamento possível, o assunto, de forma resumida, mas completa! Assim, será fácil a identificação, a localização e, quando necessário ,o redirecionamento sem perda da informação. Recomendo, inclusive que os anexos sejam identificados (evitar “escanear” muitos documentos em um só arquivo, porque isto compromete a segurança da informação, que muitas vezes, é repassada).